企业资产监管缺陷与策略

　　固定资产是企业生产经营的主要资源之一,保障固定资产的安全和完整,提高固定资产使用效益,保证资产的保值增值,是固定资产管理的基本任务。固定资产管理是企业管理的重要工作之一,是财务资金管理的一个重要组成部分,管好用好固定资产是每个管理者和使用者的责任。

　　　1.对固定资产管理工作不够重视

　　目前,固定资产管理意识淡薄的现象在企业中普遍存在,即认识不清,责任不清,家底不清。一是在思想上不重视,导致意识不到位,认识不清。片面认为只要抓好了生产经营,提高业务量,就能提高企业效益,而固定资产管理只是为业务一线提供服务的“后勤”工作,于是很多企业资产管理就被边缘化,成为了被淡忘的工作。二是一些企业重钱轻物、重用轻管,导致企业资产家底不清。对于企业资产过去有多少、现在有多少、中途用了多少、库存有多少、缺货有多少,以及各种物品的规格、型号等,管理人员心中常常是只有一本糊涂帐,企业内控机制不健全、制度执行不力,不能定期清查、盘点,形成“闲时不收拾,用时找不到”现状。

　　2.固定资产管理制度不健全

　　一些企业没有一套行之有效的固定资产管理制度,谁该管、谁不该管,谁能管、谁不能管,管什么,界定不清,随意性强。制度不健全,导致管理责任不清,管理松散。一是资产购置后,未建立固定资产台账或登记不全,无固定资产验收、登记等制度,也没有建立固定资产卡片,固定资产的领用、调拨、转移等没有详细记录,造成资产使用状况不明。二是未建立固定资产盘点制度,企业长期不对账、不盘点,没有定期检查和盘点,造成账实不符,监管不力。三是固定资产使用维护不到位。在资产管理上缺乏责任感,认为固定资产是单位的公共财物,多了少了都是单位的,使用不当也与个人关系不大,个别人对资产不爱惜,管理人员没有按照固定资产使用说明定期进行维护保养,缩短了资产的使用寿命。四是固定资产索赔制度执行不力,资产损毁、盘亏后,难以查明原因,追究责任。

　　3.固定资产核算不规范

　　企业存在固定资产账实不符、会计核算不准确的现象。一是很多企业财务账面只反映固定资产总值,未建立固定资产明细分类账,无法与固定资产实物管理部门实行账账核对,账面失去了对实物的控制,账面数与实物数无法核对。二是接受无偿调拨、捐赠和其他渠道取得的固定资产未入账,形成账外资产。三是盘亏、盘盈,变卖、报废等处置的资产未及时入账及核销,已经报废的固定资产还挂在财务账上。四是固定资产的改建扩建增加的部分作为费用支出,未按规定计入固定资产价值;工程建设项目完工后未及时进行竣工决算,致使固定资产入账滞后,甚至竣工决算后一直未入账或仍挂在“在建工程”账户中,没有及时、正确地进行账务处理。

　　4.职能部门之间工作不衔接

　　很多企业在固定资产管理上职能部门之间工作不衔接,即存在多头管理又有管理上的真空地带,实物管理、使用保管管理及价值管理没有并轨,因而出现下列现象:一是各职能部门之间职责不明,人员分工不明确,固定资产管理出现脱节现象。财务部门、资产管理部门、资产使用部门之间没有规范的资产管理流程,导致工作不衔接,出现问题则互相推诿。企业购置固定资产,有时会出现财会部门收到发票入了帐,却未交资产管理部门登记,处置和调配转移资产时又会出现资产部门已登记变更,而财务部门却未收到通知核销的现象。二是相关部门之间缺少沟通与协作。固定资产管理部门、财务部门和使用部门常常各自为政,只局限于部门内的职责与权限,工作缺乏主动性和全局观,导致固定资产管理出现漏洞。

　　5.固定资产闲置、流失问题严重

　　固定资产闲置、流失问题在相当一部分企业中存在。一是固定资产购置把控不严,造成资产闲置。一些企业对购置固定资产的需求具体情况的相关分析不充分,没有按照企业固定资产的购置程序上报及审批,部门间相互攀比,造成重复购置,许多固定资产处于闲置、半闲置状态,浪费现象严重。 二是企业固定资产移交、出租、出借、对外投资工作不规范。企业机构变更和人员变动时,没有按规定和流程办理固定资产变更、移交手续,没有及时登记资产的使用变更信息,导致资产的来路和去向不明;由于职责不明,有些企业在出借出租和对外投资固定资产时没有明确的手续,出租、出借、对外投资固定资产协议(合同)不规范,有的甚至没有协议(合同),容易导致固定资产流失。三是处置固定资产未按规定程序报批,一些企业报废、变卖车辆等固定资产未按规定履行审核、审批即自行处置,未按规定执行相应的评估,存在随意出售、转让,随意核销现象,导致固定资产流失。

　　二、解决固定资产管理问题的对策

　　1.提高企业对固定资产的管理意识

　　加强领导,提高认识。企业要把固定资产管理作为一项重要的内容列入工作目标,在资产管理方面实行单位领导全面负责制,分管领导主要负责制,领导要亲自抓,[1]从决策层面做好规划、预算,加强内控管理,以达到固定资产增效增值的目标。各部门要进行全面彻底的清产核资,摸清家底,要把固定资产清查工作作为日常工作抓紧抓好。固定资产管理是一项系统工程,涉及面广,管理的任何疏漏都会导致管理链条的松动,需要各部门和全体员工的共同参与和配合,企业应经常组织学习固定资产管理的相关文件规定,宣传政策法规,形成上下联动、齐抓共管的局面。[2]将固定资产的安全运行、保值增值、效益等指标列入工作考核内容,通过从上到下层层考核,提高资产管理意识,使资产管理逐步走向制度化和规范化。

　　2.加强内控管理,建立内部控制制度

　　要建立和健全各项管理制度,做到有章可循,有章必循,违章必究。[3]加强内控管理,建立固定资产内部控制制度,包括固定资产预算、审批、采购、验收、登记、领用、调拨、处置、盘点、维护等规章制度。设立固定资产账簿,对验收合格的固定资产,应填制固定资产交接单及入库单,及时登记固定资产购置的时间、金额、数量、型号、规格、供应商、存放地点等信息,并由资产管理部门建立固定资产卡片、实物标签,注明使用部门、使用人,维修、转移、变更情况;建立固定资产档案,从申请、招投标、采购、安装、调试、领用、维修、处置的整个过程产生的文字资料、图纸、记录和凭证等,整理归档,做到单据齐全、账目清晰、数据准确;建立资产清查制度,明确固定资产清查的范围、期限和组织程序,定期或不定期地进行盘点,至少每年清查一次。成立固定资产清查小组对固定资产进行清查盘点,根据盘点结果详细填写固定资产盘点报告,并与固定资产账簿和卡片核对,保证资产的账面与实物相符;建立固定资产修缮保养制度,保证固定资产正常运行。通过清查盘点,查明固定资产的使用、维护保养等情况是否正常,并对实物的盘亏和人为损坏进行赔偿做出具体规定,及时发现和堵塞管理中的漏洞,妥善处理和解决出现的各种问题,保证固定资产的安全完整。

　　3.规范固定资产核算,加强财务监督

　　一是强化会计人员的素质教育,加强会计队伍建设,对会计人员进行经常性的专业知识培训,不断提高会计人员业务水平。二是财务部门要做好会计基础工作,正确进行资产增减账务处理,认真履行固定资产报批审核程序,制定资产管理规程,加强会计监督,建立健全资产管理的内部会计控制制度,加大财务控制力度。对固定资产计划、采购、验收、保管、使用、维护、修理、处置、报废直至退出企业全过程,建立合理的核算、管理流程,从制度上保证固定资产管理业务操作上的规范化、秩序化与高效率,堵住财务管理上的漏洞。三是定期进行资产清查,管好用好固定资产,确保资产安全,确保资产管理制度的有效执行。开展经常性的监督检查,逐步建立正常的监督制约机制;要通过检查工作,及时处理和纠正发现的问题,促进单位更好地执行《会计法》,确保固定资产的完整性,防止固定资产流失。

　　4.加强部门协作,增强工作责任感

　　实行“统一领导、归口管理、分工负责、责任到人”的管理原则,强化各部门的分级管理,明确各部门职责分工,确保严格执行资产管理程序。逐步改变使用人观念,要从没人仔细管、没人仔细问、没人仔细查到主动清查、主动报告、主动保养,要树立主人翁精神,要有强烈的工作责任感。财务部门应承担起固定资产管理的主要职责,虽然企业固定资产管理是全面的、全方位的管理工作,需要所有相关部门的积极配合,但是财务部门应该责无旁贷地担负起固定资产管理的总责任,在日常工作中加强监管和业务指导。[1]企业要在财务部门、资产管理部门和固定资产使用单位之间建立明确的职责,规范固定资产管理的流程和制度,对固定资产的各个环节进行监督检查,并以此建立起“权、责、利”对等的考核体系,从而做好固定资产管理工作。

　　5.加强日常监管,防止固定资产流失

　　首先要减少企业资产闲置。企业在对固定资产进行购置时,不但要立足现在,更要考虑资产发挥的长远效益。对各部门资产多占多用、一味追求“全”的现象严格控制,按照标准对各部门设施的配置进行核定,从而减少盲目性,降低闲置率,全面提高资产的利用率,优化各部门内资源配置,实现资源共享,杜绝资产浪费。第二,发生机构变更及人员调动时,要按规定办理资产内部调拨手续,及时进行资产转移、变更登记;对出租、出借、对外投资的固定资产要进行必要的可行性论证,签订合法协议,并要做好登记、监控工作,保证资产的安全,对外投资、出租收益要确保及时、准确入账。第三,做好资产处置工作,制订资产报废条件,做到物尽其用。对转让和捐赠的资产,采取最佳处置方式,以取得最优处置效果,报相关部门进行资产评估,严格执行固定资产管理制度,按照规定的流程上报审批,防止固定资产流失。固定资产是企业开展生产经营必不可少的物质基础,管好用好固定资产也是企业提高经济效益的重要途径之一。通过加强内部控制等一系列的措施,改进工作方法和管理模式,减少日常管理中的漏洞,提高固定资产的管理水平,使固定资产管理更趋规范化和科学化,确保固定资产的安全和完整,为企业创造更大的经济效益。

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